Dalším postupným cílem při minimalizaci rušivých elementů v mém životě byl email. Poštovních účtů jsem nashromáždil celkem slušné množství a bylo na čase s tím něco dělat. V následujícím textu nastíním, jak jsem se s touto výzvou popasoval a budu samozřejmě velmi rád za vaše další podnětné poznámky v komentářích.
Abych dotáhnul vysvětlení mého počínání ještě dále: email mi jako komunikační prostředek nevyhovuje a pokud to není z nějakých (např. pracovních) důvodů nutné, nepoužívám jej. K tomu jsem si vypracoval vlastní komunikační teorii, která zní v kostce takto:
- Rodina a velmi úzký okruh nejbližších přátel - mají na mě soukromý mobil, mohou volat, či psát sms, kontaktovat přes twitter či další služby. Všichni také vědí, že jim zvednu mobil či zavolám, ihned jakmile budu moci zpět.
- Přátelé - mohou mě kontaktovat přes mobil, twitter, gtalk nebo různé služby, které obsahují možnost posílání zpráv. Jim se ovšem věnuji pouze v případě, že mám čas, či se nechám rušit. Pokud se potřebuji soustředit nebo jsem s rodinou, mobil a ostatní komunikace je většinou vypnutá.
- Známí - twitter, gtalk, ostatní služby. Pokud něco potřebují, tyto komunikační kanály většinou plně stačí.
- Neznámí - pokud mě chtějí oslovit a chtějí něco, tak si kontakt na mě dokáží najít.
Email používám (kromě práce, kde je
ohromná mailiáda povinná) zcela vyjímečně a to pouze za účelem
styku s úřady, komunikací s několika klienty www.advertio.cz, či například s dodavateli naší stavby. Jinými slovy například v případech, kdy si potřebuji nechat kopii komunikace na pozdější dobu a dál s ní
strukturovaně pracovat. Jinak již využívám poštu zcela vyjímečně. Raději věci probírám telefonicky nebo v mnohem rychlejší variantě sms, zprávami přes WhatsUp nebo tweety. Zkušenost z posledních měsíců je taková, že i po eliminaci emailu nijak netrpí má interakce s okolním světem.
První kroky
Když pominu různé pokusné registrace, tak na začátku jsem disponoval celkově 6 účty, z toho 3 na gmailu, 1 poštovní schránka v rámci Windows Live účtu, jeden "osobní pracovní pro podnikání" a jeden účet z osobního webu. Prvním předpokladem bylo rozhodnutí, kterou (JEDINOU!) poštovní službu budu používat při komunikaci. Jasnou volbou pro mě bylo webové rozhraní gmailu, především z důvodu jednoduchého ovládání pomocí shortcutů, rychlosti a při jednoduchém systému i přehlednosti. Nechci také ztrácet čas a energii hledáním stále nového poštovního programu tj. webové rozhraní je pro mne, jako uživatele více zařízení, ideální.
Poté ihned následovalo rozhodnutí o tom, jaké účty budou používat, a které zruším. Rozhodl jsem se, že budu používat pouze jeden osobní gmail účet, kam si přesměruji svůj "osobní-pracovní" email. Zbytek účtů jsem buď zrušil ihned nebo dočasně přesměroval do sběrné složky hlavního účtu a zruším je později. Poštovní účet od webové stránky jsem nechal běžet samostatně, pouze jsem doplnil automatickou odpověď, která upozorňuje všechny pisatele, že tento účet nevyužívám.
Abych eliminoval riziko závislosti na jedné službě, z emailového účtu na Live jsem udělal - pomocí jednoduchého nastavení stahování - záložní účet, kam se mi z hlavního gmail účtu, automaticky kopírují všechny došlé zprávy pro případ, že by se něco stalo z gmailem (jeden nikdy neví, že?)
Dalším krokem byl průzkum vedlejších gmail účtů a zpráv, které se na nich objevovaly. Po zjištění, že 80% až 90% "komunikace" tvoří různé komerční zprávy, připomínky služeb, hlášky a podobné nepotřebnosti, jsem jeden účet okamžitě zrušil a u druhého jsem nastavil redirect na hlavní gmail. Základní nastavení bylo tedy připraveno.
Eliminace
Jak jsem právě poznamenal, většina zpráv, která mi přicházela na účty, se dala označit jako množina zpráv NEDŮLEŽITÝCH. Proto jsem se zaměřil na eliminaci tohoto "spamu" a poctivě u všech online služeb, které použivám, vypnul zasílání zpráv, upozornění na nějakou činnost do poštovní schránky. Zároveň jsem se ujistil, že u každé služby nebude viditelný můj email. Vycházím z toho, že většina služeb obsahuje vlastní poštovní systém, tudíž jsem pro ostatní tamní uživatele dostupný a pokud se na službu připojím, zprávu vidím, čtu a případně na ni reaguji.
Zcela úmyslně jsem udělal výjimku pouze u Linkedin, přeci jen propásnout lákavou pracovní nabídku díky tomu, že na tuto službu se připojuji zhruba jednou za 14 dní, by bylo tristní :-))
Dalším krokem k eliminaci bylo konečné vypnutí všech notifikací příchozí pošty na všech dostupných zařízeních, které vlastním. Zrušil jsem upozornění na došlou poštu na iPhone (tam jsem zrušil i automatické stahování, protože poštu si chci stahovat, pouze KDY JÁ chci), zrušil jsem upozornění v prohlížeči Chrome atd...
Hlavní schránku v gmailu jsem si také přeorganizoval a vybavil pouze několika štítky:
- Osobní důležité
- Číst později (tam směřuji i některé zachované pokračující streamy z konferencí)
- Fotky (celá rodina stále fotí a nesutále si vyměňujeme fotky dětí, psů atd..)
- Sklad obecný
- + dva osobní štítky, které se nyní pojí k několika událostem, které právě podnikám
Ostatní starší štítky jsem smazal, v mnoha případech i se starými nepotřebnými zprávami. Další pravidlo, které používám již dlouhou dobu díky metodice
Inbox Zero (kterou používám 2-3 roky v práci a funguje skvěle), je poučka o tom, že co není důležité tj. nehodí se ani do jednoho ze štítků, tak jednoduše smažu. V poštovní schránce nemám zájem uchovávat maily, které nejsou potřebné.
Používám samozřejmě filtry, ponejvíce, abych hned na začátku po příchodu zprávy identifikoval, zda se jedná o zprávu, kterou bych měl číst při svém připojení, nebo která "nespěchá" a lze ji "Číst později". Osobně jsem si nějak nezvykl na Priority inbox od Googlu a po pár týdnech mi filtry fungují více spolehlivěji než toto řešení.
Závěr
První výsledky se dostavily již po dvou týdnech. Po eliminaci všech upozornění, likvidaci či přesměrování nevyužitých účtů (kde staré účty budou později stejně zrušeny), se složka příchozí pošty začala samovolně vyprazdňovat. A to bez toho, aniž bych musel kohokoliv obtěžovat hromadnými zprávami o změně mé emailové adresy, vysvětlovat proč apod. V jednom případě jsem pouze poprosil o změnu mé kontaktní adresy blízkého přítele, jinak jsem nic řešit opravdu nemusel.
V současné době mi chodí minimum emailů a přitom nemám pocit, že bych se tímto krokem nějak vyčlenil z komunit, které obývám. Kromě občasného řešení úředních věcí, mých "osobních-pracovních" aktivit a komunikaci v rámci rodiny, neřeším již přes emaily v zásadě nic závažného, či důležitého. Svůj osobní email nikde nezobrazuji, není na většině služeb dostupný.
Upustil jsem i od režimu 247 online, včetně okamžitých upozornění na všechny zprávy, což zase zlepšuje moji koncentraci na věci, které opravdu dělat chci a kterými se chci zabývat. I přesto, že tento krok trval poměrně dlouho dobu, jsem rád, že jsem se konečně odhodlal k této změně. Rozhodně to byl krok tím správným směrem.
---
Short summary in EnglishIn this article I tried to summarize my method how I organize and simplify work with my email accounts. At the beginning I was the owner of a number of email accounts which was a big burden to manage my electronic communication.
Gradually I was either canceled accounts or take them to one main account withwhich I now work.
At the same time I put the new rules for handling e-mails, unsubscribe all notifications, conferences, messages of social services.
The result? Simple, minimalist Gmail account with a minimum of incoming emails.
If you want a more detailed description, write via @ kaczer
